Вы отправляете клиенту коммерческое предложение, а адрес отправителя — markaniz2015@gmail.com. Какой бы хорошей ни была ваша работа, такой адрес создаёт у получателя впечатление «маленькой и временной компании». Большинство компаний, которые спрашивают нас, как получить корпоративную почту, прошли именно через это. Хорошая новость: завести адрес вроде info@markaniz.com не дорого и не сложно. В этой статье мы шаг за шагом описываем весь процесс — от доменного имени до настроек DNS, от выбора провайдера до записей, которые нужны, чтобы письма не попадали в спам.
Как завести корпоративную почту: сначала нужен домен
Корпоративная почта — это адреса на вашем собственном домене: info@, sales@, support@ и т. д. Поэтому первое условие — иметь домен. Если у вас есть сайт, значит, домен уже есть; если нет, вы можете зарегистрировать домен в зоне .com или .com.tr за небольшую ежегодную плату. О том, на что обращать внимание при выборе домена, мы рассказали в отдельной статье. Главное — чтобы домен был зарегистрирован на ваше имя, а не остался в личном аккаунте агентства или сотрудника.
Выберите почтовый сервис
Когда домен готов, нужно решить, на какой платформе будет работать почта. Есть три основных варианта.
1. Почта в составе хостинг-пакета. Большинство хостинг-компаний дают вместе с пакетом ограниченное число почтовых ящиков. Это выглядит бесплатно, но места мало, мобильное приложение слабое, а из-за общего сервера ваши письма рискуют попадать в спам. Для бизнеса из одного человека на старте сойдёт; растущим командам мы это не рекомендуем.
2. Google Workspace. Профессиональное решение с интерфейсом Gmail и ежемесячной оплатой за пользователя. В него входят Календарь, Диск и Meet, а настройка на телефоне и компьютере занимает минуты. На практике мы чаще всего рекомендуем именно этот вариант: при росте команды новый пользователь добавляется в один клик.
3. Microsoft 365. Естественный выбор для компаний, работающих с Outlook, Word, Excel и Teams. Особенно любят оставаться в этой экосистеме компании, часто обменивающиеся файлами с корпоративными клиентами. Цены близки к Google.
Настройте DNS-записи
Выбрав провайдера, нужно обновить у домена информацию о том, «куда доставлять почту». Это делается в разделе DNS панели управления доменом и сводится к замене строк, называемых MX-записями, на значения от провайдера. Google и Microsoft при настройке по шагам показывают, какие записи добавить. Распространение записей по всему миру обычно занимает несколько часов, изредка 24–48 часов; в это время возможны кратковременные сбои между старой и новой системой, поэтому переход разумно планировать на нерабочее время.
Как не попасть в спам: SPF, DKIM и DMARC
Именно этот шаг чаще всего пропускают компании, настраивающие корпоративную почту. MX-запись отвечает за входящую почту; но чтобы ваши письма попадали во входящие получателя, серверы получателя должны подтвердить, что «это письмо действительно отправлено от имени markaniz.com».
Запись SPF указывает, какие серверы могут отправлять почту от имени вашего домена. DKIM добавляет к каждому письму цифровую подпись и подтверждает, что содержимое не было изменено по пути. DMARC определяет, что делать с письмами, которые не прошли проверку первых двух. Все три — это просто строки в DNS, а готовые значения есть в панели вашего провайдера. Если этих записей нет, ваши письма с коммерческими предложениями попадают в спам у клиента, и вы никогда об этом не узнаете. После настройки проверьте свою оценку в бесплатном сервисе тестирования почты.
Какие адреса стоит создать?
Мы рекомендуем адрес вида имя.фамилия@ для каждого сотрудника и, кроме того, несколько общих адресов: info@ — для общих вопросов, satis@ или teklif@ — для коммерческих запросов, destek@ — для действующих клиентов. Общие адреса можно настроить как группы и перенаправлять нескольким сотрудникам, чтобы письмо клиента не осталось без ответа, пока кто-то в отпуске. Убедитесь, что форма обратной связи на вашем сайте отправляет письма на один из этих адресов и что в разделе контактов указан правильный адрес.
Подпись и единообразие
Одного корпоративного адреса почты недостаточно: подпись в письмах — тоже часть фирменного стиля. Имя, должность, телефон, сайт и желательно небольшой логотип — всё в едином оформлении, одинаковом для всей команды. Двадцать разных подписей — это двадцать разных впечатлений о бренде. Не забудьте добавить и ссылки на ваши соцсети.
Что сделать после настройки
Не закрывайте старый адрес Gmail сразу: в течение нескольких месяцев перенаправляйте входящие письма на новый адрес и сообщайте о нём через автоответ. Обновите адрес везде, где он указан: в профиле Google Business, в описании Instagram, на визитках и в шаблоне счёта. Сделайте двухфакторную аутентификацию обязательной для всех пользователей — корпоративные почтовые ящики входят в число самых атакуемых аккаунтов.
Настройка корпоративной почты — стандартная часть наших проектов по созданию сайтов: вместе со сдачей сайта мы настраиваем и проверяем DNS, SPF, DKIM и DMARC. Если вы считаете, что на вашем текущем сайте этих настроек нет, или планируете корпоративный сайт с нуля, ознакомьтесь с нашими пакетами или напишите нам напрямую — мы ответим в течение 24 часов.